― 電子カルテ更新を終えて ―「オーダー時フローの見直し」

ラジエーションジャーナル編集部の林です。

先日、当院の電子カルテシステムの大規模な更新作業が無事に（そして文字通りバタバタと）終了しました。電子カルテのベンダー変更もあり、日常の診療への支障を最小限に抑えなければならないというプレッシャーの中、ベンダースタッフや院内スタッフとの綿密な調整や事前のシミュレーションを重ねて迎えた更新作業当日。新しくなった画面に胸を躍らせたのも束の間、現場の第一声は「あれ、どこから入るんだっけ？」という戸惑いの声でした。

システムが新しくなるということは、これまで指先の反射で行っていたルーティンワークが一度リセットされることを意味します。特に、私たち放射線部門の業務の起点となる「オーダーを行うフロー」においては、画面レイアウトの変更やクリック数の増加などにより、導入直後はどうしても操作に慣れるまで動線が滞りやすくなります。旧システムであれば一画面で完結していた検査予約やコメントの入力が、新しい仕様では別タブへの遷移を挟む必要があったり、入力項目の必須化によってステップが増えたりと、細かな部分での「引っ掛かり」が次々と表面化しました。

このままでは検査オーダー待ちの患者さんが滞留してしまうという危機感から、私たちは稼働後も動線見直しワーキンググループにて話し合いを開催しました。そこで意識したのは、「検査予約オーダー確定までいかにしてクリック数を減らすか、シンプルなオーダー依頼のフロー(予約時間枠を抑えてオーダー入力するか、オーダー入力して予約時間枠を抑えるかなど)か、オーダーミス(左右間違い、部位間違いなど)を減らせるかどうか」という点です。例えば、救急外来から至急対応検査オーダーが入った際、どの画面を軸として使用してもらうか、放射線情報システム（RIS）ではどう表記されるかなどを一つひとつ洗い出していきました。

具体的には、オーダー受付時のステータス変更のクリック数を減らすためのショートカットキーの周知や、検査目的のコメント欄を見落とさないための入力ルールの再統一です。また、医師側のオーダー入力方法が変わったことに伴い、「こういう画面表記をしてもらえると、私たち側でフローがスムーズになる」という逆のフィードバックを院内医事課や各病棟へ共有し、病院全体としてのオーダー時フローの最適化を図りました。

システム更新は、単に機械が新しくなるだけでなく、これまでの古い業務慣習をフラットに見直す絶好のチャンスでもあります。最初は「使い勝手が悪くなった」と感じていた新しい画面も、現場の知恵を出し合ってフローを再構築していくことで、今では以前よりも洗練されたスムーズな動線へと生まれ変わりつつあります(と思っています)。

次回は、この新フローのなかでも特に神経を使った「オーダーミス防止の工夫とRIS連携」についてお話ししたいと思います。